社内エキスパートが教える、英語での会議準備のコツ
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英語でのビジネスミーティングは、運営する側だけでなく、関係者全員にとって厄介なものです。それぞれの役割に特有の課題があり、特定の言語スキルが試されます。第二外国語を使いながら適切なビジネスエチケットを維持することは、さらなる試練とも言えます。
この記事では、次回の英語でのビジネスミーティングを乗り切るだけでなく、より優れたものにするために必要な自信を与えてくれるでしょう。
英語でのビジネスミーティングを成功させる
会議室で自信を持つことは、ビジネスの世界で働く人にとって必要なことです。会議を運営する者として、自分のマナーに自信を持ち、戦略的に作られた会議に従わなければなりません。しかも、英語で思考を展開しながら。
ここでは、その注意点をご紹介します。
1. ポジティブで明るく
軽快なジョークや世間話は、どの言語でも会議では重要な要素です。しかし、第二言語で会話に集中すると、このことを忘れがちになります。英語で会議をするときは、自分が人間であることを忘れずに、個性を発揮し、できるだけ自然体でいるように心がけましょう。ビジネスネットワーキングやスモールトークのフレーズを研究することは、とても有効です。
2. ボディランゲージは国際的
ボディランゲージに言語の壁はありません。英語で話しているときは、自分でも気づかないうちにボディランゲージが違っているかもしれません。母国語では決して必要ないことでも、会議の前には意識的にボディランゲージの象徴を調べるようにしましょう。
3. 機能語を学ぶ
あなたは母国語ではビジネスや業界の専門家かもしれませんが、英語ではどうでしょうか？英語での会議で最適なパフォーマンスを発揮するためには、ビジネス英語のスキル、機能的な言語、業界用語を身につけることが不可欠です。
オンラインで英語を学ぶための専用セクションがあるサイトはたくさんあります。ここでは、ビジネスコミュニケーションに欠かせない機能性言語をリストアップしてみました。
- 自己紹介とオープニング
- 目的の表明とアジェンダの紹介
- ポイントの説明、明確化、繰り返し
- 意見の共有と依頼
- 指摘に対する同意と不同意
- 交渉と議論
- まとめ、締め、アクションの割り振り
4. 計画、練習、繰り返し
ミスを最小限にするために、十分な準備をしましょう。必要なビジネス英語のフレーズや言い回しが見つかったら、英語で会議のスクリプトを書きましょう。そして練習をし、慣れたら録音して、改善点を見直す。そして、スクリプトがより自然にできるまで、このプロセスを繰り返す。また、完璧である必要はなく、母国語を使っていても言葉の間違いは起こるものだということも覚えておいてください。
5. 想定される質問を先取りする
次に、参加者から聞かれそうな質問や、指摘されそうなことをリストアップします。上記と同じように、自分ならどう答えるか、スクリプトを書いておきます。これは、会議中に即興で返答しなければならないときに役立ちます。
英語でのビジネスミーティングに参加する
スポットライトを浴びなくても、プレッシャーは感じていますか！？重要な決定や計画がなされるため、参加者全員にとって、話の内容を理解することが不可欠です。会議中にタイミングを見て、意見を述べるかも重要です。
以下は、その留意点です。
1. リスニングを鍛える
英語での会議の参加者は、ほとんどの時間を「聞く」「理解する」ことに費やすことになります。スキル的には、一般的に高いレベルの英語力が必要であり、特にリスニングスキルに重点を置く必要があります。ボキャブラリーや業界用語の習得も必要で、スピーディーな対応が求められます。ビジネスや自分の仕事の分野に関するオーディオブックを聴いたり、TEDトークを見たりする時間を持つ。さりげなく音楽を聴いたり、エピソードを見たりすることも効果的です。
2. ノート術に力を入れる
大学で得られる受動的なスキルのひとつに、ノートの取り方があります。講義の内容を逐一把握することは、ビジネスミーティングへの道を開くことにつながります。母国語であれば必ずできることですが、英語ではどうでしょうか。英語ではどうでしょうか？ほとんどの第二言語話者にとって、このスキルはあまり発達していないのが普通です。心配することはありません、ただ練習しましょう 上記のアクティビティと組み合わせることで、最高の結果を得ることができます。
3. 必要な機能語を身につける
通常のビジネスミーティングで必要とされる機能をすべて考え、適切かつ正確な英語でのやりとりを確認しましょう。ここでは、会議に欠かせないビジネス英語のリストを紹介します。
- 自己紹介と背景
- 同意と反対
- 意見を述べ、理由を説明する
- 事実を述べ、理由を説明する
- 議論の構築
- 議論への応答
- ブレーンストーミングと提案
- -質問する
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